Como obter o máximo desempenho do seu ERP?

26 de Abril de 2016

 

Simbiose (s.f., do grego sýn, «juntamente» +bíosis, «modo de vida», pelo francês symbiose, «vida em conjunto») 1. Reciprocidade entre dois ou mais organismos diferentes que lhes permite viver com vantagens e benefícios mútuos; 2. Associação íntima; 3. Relação de cooperação.

A relação entre a sua empresa e o seu ERP é uma simbiose.

O que significa que existe uma ligação estreita entre ambos, em que cada um deles beneficia com as melhorias do outro.
Pode pensar antes num casamento, ou numa grande amizade, se preferir.
Em qualquer dos casos, trata-se de uma relação muito próxima, que se procura que seja tão benévola e tão duradoura quanto possíve
Mas também significa que qualquer problema sentido numa das partes se reflete em ambas e na própria ligação estabelecida entre elas.
Além de que, porque se tratam de relações complexas, têm muitos pormenores e muitas particularidades – que com o tempo se podem revelar fontes de desgaste.

Contrariar ou eliminar esse desgaste – ou desalinhamento, ou dissonância, ou afastamento – é a resposta à pergunta deste artigo.
Portanto, para maximizar o desempenho do seu ERP basta-lhe uma só frase: O ERP tem de estar em perfeita sintonia com a empresa.
Claro que é uma frase com numerosas implicações e que é mais fácil de dizer do que fazer.

Mas então, para começar, de onde vem este desgaste e como podemos identificá-lo?

Pode guiar-se por esta lista de 7 tópicos simples:
I - A empresa não está a usar o ERP em todo o seu potencial e capacidades, pelo menos segundo o que foi negociado com o implementador.
II - Os colaboradores não têm um entendimento pleno da aplicação e de como a devem usar em seu benefício.
III - A versão de software que tem instalada não é a mais recente, ou já tem mesmo alguns anos.
IV - Os processos de negócio para os quais se recorre ao ERP não estão bem definidos ou suscitam dúvidas.
V - Os colaboradores estão ressentidos acerca do software ou culpam-no quando ocorre um erro ou uma insuficiência de desempenho.
VI - O ERP não parece estar totalmente ajustado ou customizado, mesmo que tenha havido esse cuidado na implementação.
VII - A empresa passa ou já passou por alterações de objetivos, entradas em novos mercados, fusões ou aquisições, ou outro tipo de mudanças estruturais.


Se depois da sua análise verificar que nenhum destes tópicos se aplica à relação da sua empresa com o seu ERP, parabéns! – tem uma simbiose perfeita, um casamento ideal. Com toda a probabilidade, os seus colaboradores e o seu ERP trabalham em uníssono para que o desempenho da sua empresa seja brilhante.

Mas se a maioria destes pontos se aplica, a sua simbiose está muito desgastada, o seu casamento precisa com urgência de ser tratado.
Mesmo se na sua empresa apenas reconhece alguns destes tópicos, ainda assim terá todo o interesse em tomar medidas.
Até se apenas ocorrer um destes pontos, é um sinal de que pode ser útil fazer uma análise à vossa relação.

E agora que já identificou fontes reais ou potenciais para o desgaste da sua simbiose, o que pode fazer? Ou dito de outra forma, como obter então o máximo desempenho do seu ERP?

I - Identifique limites.
OS ERP são sistemas altamente complexos, por vezes desenvolvidos ao longo de vários anos e continuamente aperfeiçoados com dezenas de funcionalidades. É provável que a sua empresa não tire partido de tudo o que o seu ERP tem para lhe oferecer, ou que aquela funcionalidade específica que lhe está a fazer falta afinal até já esteja instalada. Aproveite esta oportunidade para descobrir essas limitações.
II - Identifique processos.
Não há um tempo certo para fazer uma documentação detalhada dos seus processos de negócio, porque todas as alturas são certas. Foque-se na forma como esses processos são realizados no ERP. Com esta informação do seu lado, ou mesmo do lado de implementadores e consultores, vai ser bastante mais fácil realizar qualquer um dos outros tópicos desta lista.
III - Identifique problemas.
Ou seja, aprenda a reconhecer em que processos há (ou pensa que vai haver) mais dificuldades, falta de eficácia no desempenho ou atrito por parte dos colaboradores.
Não procure encontrar ‘culpados’ para os problemas, nem na empresa nem no software. Normalmente não estão em nenhum deles, mas sim no afastamento entre os dois.
IV - Identifique oportunidades.
Através da documentação da empresa, consultas aos colaboradores e análises de benefícios, descubra onde há espaço para melhorar o seu ERP e os seus processos. Este passo pode variar muito consoante a empresa em questão, portanto seja proativo.
V - Identifique usabilidades.
Descubra se o seu ERP é simples e fácil de utilizar. Isto não significa ser amigo do utilizador e permitir realizar operações com poucos cliques. Ou melhor, não significa apenas isso. A usabilidade do seu ERP mede-se principalmente pela adaptação do software aos seus colaboradores, respectivas tarefas e processos.
VI - Identifique mudanças.
Estas podem ser mudanças no passado da empresa, mudanças previstas para o futuro, ou ainda, e talvez mais do que tudo, mudanças nas versões do seu ERP. Os fornecedores de software investem muito tempo e dinheiro para lançar novas versões com alguma frequência. Não deixe de as analisar, pois lá podem estar novidades úteis para a sua empresa.
VII - Identifique soluções.
Com base em todos os pontos anteriores, poderá chegar a um conjunto de soluções para maximizar o desempenho do seu ERP, assim como a um plano para as executar.

Repare que todos os tópicos desta lista, bem como os da anterior, têm um ponto em comum:
Dizem respeito não diretamente ao seu ERP, nem à sua empresa, mas à simbiose, à ligação entre eles.
Tal como dissemos anteriormente, contrariar ou eliminar o desgaste dessa relação é a resposta que procura.

É que, apesar de a empresa e o ERP parecerem à primeira vista entidades inanimadas, a simbiose entre eles comporta-se de forma orgânica.
Senão veja:
Imediatamente a seguir à implementação (pelo menos se esta for bem realizada) o afastamento entre os dois é o menor possível, ou praticamente nulo.
Depois, com o tempo, aumenta o ‘espaço’ entre a empresa e o ERP. Ou porque a empresa evoluiu, ou porque o ERP evoluiu, ou ambos.
Além disso, como qualquer relação, está sujeita a altos e baixos. Basta pensar, por exemplo, nos avanços da tecnologia. À velocidade a que os equipamentos, os materiais e as tendências mudam e progridem, é normal que a sua simbiose passe por períodos menos positivos, enquanto se adapta às sucessivas novas realidades.

Qualquer um destes fatores pode contribuir para adicionar um novo afastamento.
E qualquer afastamento resulta normalmente numa perda de eficácia e numa nova dificuldade ao desempenho.

Agora que já sabe que a sintonia entre empresa e ERP é a forma de maximizar o desempenho de ambos, esforce-se para a fortalecer.
Mantenha viva a chama dessa relação. É essa a chave para um bom casamento.

Fonte: http://www.phc.pt/portal/e/bp_erpdesempenho.aspx#.Vx9qOrCZGtY